急な呼び出しでも止まらない！ワーキングペアレントのための「業務標準化（SOP）＆引き継ぎ」実践術

なぜ今SOP？子育て期こそ「属人化しない働き方」が最強な理由

突発の休み・早退・在宅切り替え――ワーキングペアレントの日常は、チームの生産性を左右しがち。SOPで業務を標準化しておけば、以下のメリットが得られます。

• 自分が不在でもチームが止まらない（引き継ぎが即できる）
• リモート・出社の切り替えがスムーズ（在宅勤務でも同品質）
• 新人・代替メンバーへの引き継ぎが短時間で完了
• 「私がいないと回らない」という心理的負担が軽減

重要なのは「全部をSOP化しない」こと。頻度が高い・ミスの影響が大きい・代替が発生しやすい業務から着手し、効果を早く実感するのがコツです。

最短で機能するSOP作成5ステップ

忙しいワーキングペアレントでも今日から始められる、効率的な作成手順です。

ステップ1：対象業務を3つだけ選ぶ
「頻度が高い」「代理が発生しやすい」「ミスのコストが大きい」業務を厳選（例：顧客問い合わせ一次対応、見積作成、会議資料準備）

ステップ2：完了条件を一文で定義
「何ができていれば完了か」を明確に（例：「24時間以内にテンプレで一次返信完了。未解決は上長にエスカレーション済み」）

ステップ3：手順を3〜7ステップで記述
細かすぎる分解は不要。画面名・ボタン名・保存先など「迷うポイント」だけ具体化

ステップ4：判断基準と例外対応を明記
「この条件ならA案」「この金額以上なら承認必要」など、迷いを減らすルールを設定

ステップ5：保管場所・権限・更新ルールを決定
NotionやGoogleドキュメントに集約。更新責任者・見直し頻度・アクセス権限も明記（在宅勤務でも即アクセス可）

SOPは「完成させて終わり」ではなく「使って育てる」ドキュメント。運用前提でシンプルに作るのがポイントです。

すぐ使える！SOPテンプレートと実例（引き継ぎ・在宅勤務対応）

今日からコピーして使える、実践的テンプレートです。

【基本テンプレート】

■業務名：［　　　　　 ］SOP
■目的：業務品質の標準化と代理実行の実現
■完了条件：
■手順：
1）
2）
3）
■判断基準・例外対応：
・条件A → 対応A
・条件B → 承認者：○○（連絡先）
■所要時間目安：
■必要ツール：
■保存先／関連リンク：フォルダURL／テンプレ／FAQ
■RACI（役割）：
・Responsible（実行）：＿＿
・Accountable（最終責任）：＿＿
・Consulted（相談）：＿＿
・Informed（共有）：＿＿
■連絡先：一次対応者／エスカレーション先（Slack/メール）
■セキュリティ注意：個人情報・パスワードはSOPに記載しない（パスワード管理ツール参照）
■更新ルール：責任者／レビュー頻度（例：月1）
■更新履歴：

【インデックス（一覧）テンプレ】 — SOPの“入り口”を1枚に。

業務名 | 重要度 | 代替頻度 | 最終更新 | 所要時間 | Responsible | リンク
例：顧客一次対応 | 高 | 週3回 | 2025/07/01 | 10分 | 田中 | （SOPリンク）
例：見積作成 | 中 | 週1回 | 2025/06/25 | 20分 | 佐藤 | （SOPリンク）

【実例1：顧客問い合わせ一次対応】

■完了条件：テンプレで一次返信＋記録完了（24h以内）
■手順：①カテゴリ分類（技術／請求／一般）→②FAQ検索→③テンプレAで受付返信→④記録（優先度付け）
■判断基準：請求・停止ワード→高優先度で即エスカレーション／技術→技術チーム転送
■所要：10分　■必要ツール：メール、FAQ、テンプレ集
■RACI：R=当番者／A=CSリーダー／C=技術責任者／I=営業
■保存先：CS＞SOP＞顧客一次対応　■連絡先：CSリーダー○○（Slack #cs）
■セキュリティ：顧客個人情報は記載最小限。機微情報はチケットに限定

【実例2：定例レポート作成・提出】

■完了条件：毎週火曜12:00までにダッシュボード更新＋PDF提出（上長CC）
■手順：①データ抽出（Looker：ビューA）→②シートに貼付（テンプレB）→③グラフ更新→④PDF出力→⑤メール送付
■判断基準：差異±5%以上→注記記載／重大差異→上長承認必須
■所要：30分　■必要ツール：Looker、Googleスプレッドシート、メール
■RACI：R=定例担当／A=部門長／C=アナリスト／I=関係部門
■保存先：Reports＞Weekly＞YYYYMMDD.pdf　■連絡先：部門長△△
■セキュリティ：機密データは権限フォルダのみ。外部送付禁止

定着・運用のコツとチーム文化づくり

SOPは「作るより使い続ける」ことが難題。現場で定着させるポイントです。

• 既存ツールに配置：Notion／Googleドライブなど、日常的に使う場所に集約
• リンクで回す：メールテンプレやタスクリストから該当SOPに直リンク（在宅勤務でも迷わない）
• ライト版で開始：まずは1ページSOPから。使いながら育てる
• 週1ミニ振り返り：5分で「困った点／改善案」をSOPに反映（更新履歴に残す）
• 欠員想定の練習：月1回「担当不在」で他メンバーがSOPで実行しギャップ洗い出し
• 効果の見える化：対応時間・エスカレーション件数・引き継ぎ所要の短縮を簡易測定
• 受け入れやすい言葉選び：「監視票」ではなく「地図」「安心の保険」として位置づける

まとめ・アクションリスト

子どもの急な発熱や呼び出しは避けられません。だからこそ「止まらない働き方」の仕組み化が、ワーキングペアレントの安心とチームの強さにつながります。完璧なマニュアルより、まずは「回るSOP」を一つ作ることから始めましょう。

アクションリスト

• 明日からSOP化する業務を3つ選定（頻度×影響で判断）
• テンプレで「完了条件→手順→判断基準→RACI」を記述
• Notion/Googleに集約し、SOPインデックスを1枚用意
• 週1ミニ振り返りで継続改善、月1「欠員練習」で実用性を検証
• セキュリティ注意（個人情報・パスワード）を明記し、権限管理を徹底

注意点リスト

• 全業務の一斉SOP化は非効率。重要業務から段階的に着手
• 細かすぎる記述は運用負荷増。「迷うポイント」だけ具体化
• 更新責任者・頻度・保管先・権限をSOP本文に明記して形骸化を防止

「親キャリ」では、子育て期の「止まらない働き方」を支援する実践的ノウハウを発信しています。あなたのSOP活用術や業務効率化アイデアも、ぜひ編集部までお寄せください！